Veri işleme protokolü
Avukat ve hukuk bürolarının veri sorumlusu, [Şirket unvanı]’nın veri işleyen sıfatıyla taraf olduğu işleme ilişkisinin çerçevesi.
1. Tarafların sıfatı
Platforma yüklenen dava dosyaları ve müvekkil belgeleri bakımından veri sorumlusu avukat ya da hukuk bürosudur (“Müşteri”). [Şirket unvanı] bu veriler bakımından veri işleyen sıfatıyla, yalnızca Müşteri’nin talimatları doğrultusunda ve hizmetin sunulması amacıyla işleme yapar.
2. İşlemenin konusu ve süresi
- Konu: Platform hizmetlerinin sunulması (arama, belge üretimi, dönüştürme, büro yönetimi)
- Süre: Abonelik süresi ve sona ermesinden sonraki iade/imha süresi
- Veri türleri: Dosya içeriğinde yer alan kimlik, iletişim, hukuki işlem ve dava bilgileri; niteliği gereği özel nitelikli veri içerebilir
- İlgili kişiler: Müvekkiller, karşı taraflar, tanıklar ve dosyada adı geçen diğer kişiler
3. Veri işleyenin yükümlülükleri
- Verileri yalnızca Müşteri’nin yazılı talimatları doğrultusunda işlemek
- Verileri yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanmamak
- Erişim yetkisi verilen personelin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlamak
- KVKK m. 12 kapsamında uygun teknik ve idari tedbirleri almak
- Müşteri’nin ilgili kişi taleplerini karşılamasına makul ölçüde yardımcı olmak
- Denetim taleplerine, önceden bildirim koşuluyla ve makul sıklıkta yanıt vermek
4. Teknik ve idari tedbirler
- Aktarımda TLS, saklamada disk düzeyinde şifreleme; yedeklerin şifreli tutulması
- Rol bazlı erişim denetimi, iki adımlı doğrulama, kurumsal kurulumda SSO (SAML / OIDC)
- Erişim ve işlem günlüklerinin tutulması
- Ortam ayrıştırması: üretim, test ve geliştirme ortamlarının ayrılması
- Düzenli yedekleme ve geri dönüş tatbikatı
- Personel için düzenli veri koruma eğitimi
5. Alt işleyenler
Barındırma, e-posta gönderimi, ödeme ve destek altyapısı için alt işleyen kullanılabilir. Güncel alt işleyen listesi talep üzerine paylaşılır; listede değişiklik yapılmadan önce Müşteri bilgilendirilir ve itiraz hakkı tanınır. Kendi sunucunuzdaki kurulumda barındırma alt işleyeni bulunmaz.
| Hizmet | Amaç | Konum |
|---|---|---|
| [Barındırma sağlayıcısı] | Sunucu ve veri tabanı | Türkiye |
| [E-posta sağlayıcısı] | İşlemsel e-posta | [konum] |
| [Ödeme kuruluşu] | Abonelik tahsilatı | Türkiye |
6. İhlal bildirimi
Veri ihlali tespit edildiğinde Müşteri, gecikmeksizin ve her hâlde 24 saat içinde bilgilendirilir. Bildirim; ihlalin niteliğini, etkilenen veri kategorilerini ve yaklaşık ilgili kişi sayısını, alınan ve alınması önerilen tedbirleri içerir. Kurul’a bildirim yükümlülüğü veri sorumlusu sıfatıyla Müşteri’ye aittir.
7. İade ve imha
Abonelik sona erdiğinde Müşteri, verilerin dışa aktarılmasını [süre] içinde talep edebilir. Bu sürenin sonunda veriler, mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri saklı kalmak kaydıyla, kalıcı olarak silinir; talep hâlinde imha tutanağı düzenlenir.